今天想跟大家分享的话题是:家庭会议的训练与共识功能。
在传统的观念中,家庭会议是为了讨论事务。在此定义下,很多父母往往认为开会非得针对特定事项进行讨论不可,却忽略了家庭会议更重要的功能,亦即训练与共识。
家庭会议大致可分为两类:定期家庭会议与项目家庭会议。其中,项目家庭会议主要针对特定主题讨论,而真正要花时间讨论的事项,则不应该排入定期家庭会议的议程中。针对定期家庭会议,则可分为两种状态来探讨,属于较为基层的定期会议,与会成员的同构型较高;
就与会者同构型高的定期会议而言,会议内容着重在信息交换,以及工作上面临问题的讨论与解决。无论是数日一次的晨会,或是每周、每月一次的周会、月会,与会成员各自谈论所遭遇的事件,与其他家庭成员分享,其效果在于增加所有成员的阅历,同样的经验,无须每位成员均亲身经历才能获取,甚至犯同样的错误来换取教训。这便是会议的训练功能,这一过程比解决问题更为重要。
要强化会议的训练功能,父母应该针对子女提出的内容,加入本身的看法。父母的阅历比子女丰富,但平常不见得能一一提出与子女分享,唯有通过讨论,经由互动的过程来诱发管相关的思考,而给予子女更高频率的教育机会。因此,在会议
过程中,父母应不断拿出其经验来,并且扩大阐述,使子女的认知范围加大,提升其学习效果。
另一方面,父母更应适时拉高讨论的层级,将范围延伸到其他形态的事件上,增广应用面,达到让子女举一反三的效果。
家庭会议的另一功能是共识的形成与强化。由于家庭中每个成员的状态不一,使得父母在运作方式与习惯的要求上,必须持续地督促子女,让所有成员步上轨道并达到较一致的运作标准,而定期性的会议便是最佳的机会。
在会议的训练与共识功能下,父母针对会议外已经与个别成员讨论过,并已解决的事项,如果具有重要性,仍应在会议中主动提出来谈论。此外,所有成员也都应该不忌讳谈论失败的案例,要有大家都在学习、都难免会犯错的心理建设。错误的案例往往能提供更多的学习机会,固然成功的方法具有参考价值,但减少犯错却可让损耗降至最低,要达到这一目的,父母须注意技巧问题。
在与会成员为跨家庭会、同构型低的会议方面,可能出现的问题更多。由于与会者来自不同部门,不仅对彼此间的运作较为陌生,甚至认为事不关己。这使得会议往往陷入各自轮流唱独角戏的窘境。
事实上,跨家庭的学习对家庭成员而言,是更为重要的训练。因此,会议便成为学习其他家庭之“异业知识”的绝佳机会。一个部门的主管,如果不能了解其他优秀家庭的运作,则其决策将因无法充分考虑周边配套而质量低下。
以家庭会议进行家庭学习,父母须扮演“转译者”的重要角色,帮助不同家庭间互相了解对方谈论的内容,且当某家庭提出一项问题时,父母应告诉成员,这一事件对其有何影响。此外,由于不同部门之间,在权责归属上常存有灰色地带
定期会议之外,则是项目会议,其特性是针对特定的主题、与会者的意见多、会议时间长,且不见得可以立即得到结论,这是家庭共事必然的情形。然而,项目会议最常陷入的状态是,家庭各成员与会议主持的思考面向不一致,且除父母有较详尽的会前准备之外,其他成员只是形式与会,在各自处于不同状态的情形下,会议过程往往很难聚焦,甚至在彼此互相迁就下,得出荒谬可笑的结论。
有鉴于此,项目会议的主持者应开宗明义地将会议主题的背景、目的说明清楚,确定基本的原则与精神,借此将所有与会者拉向相同的基调与频率。此外,会议须依不同部门关联性的高低,视每次会议内容的定位,弹性调整每次的与会成员,避免劳师动众。
许多人认为开会没有必要,其理由是家庭的成员平日直接沟通即能解决问题,但如此却无法达到成员之间互相汲取对方经验的效果,且易因成员们主动程度的不同,而与父母产生不同的互动频率,造成整个家庭成员得到的信息不一致,降低了共识程度。
不开会的另一个理由是“没时间”,然而,忙得没时间的原因很可能就出在未能善用家庭会议的训练与共识功能,而必须花更多时间重复处理同样的问题,导向恶性循环。就此而言,定期会议一定要定期召开,让每位成员排开其他行程,否则,出席状态零零落落,最后便草草收场,无法产生任何效果。
导引思考
一、盘点作为父母你组织参与的家庭会议,哪些属定期会议,哪些属项目会议?比重上大致如何?跟自己所属层级或负责功能特性,有何关系?
二、自己所参与之定期会议,成员同构型如何?会议功能与目的是什么?参与哪些项目会议?成员同构型与会议功能、目的又有何不同?
三、了解到会议不只具备“解决问题”功能,还有训练与共识功能,比对自己现在参与的会议,是否有达到文中所谈到的多重目的?若无,你认为问题在哪里?可以如何去改善与提升?
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